Kontakt bei Krankschreibung
Darf und soll ich Kontakt aufnehmen, wenn Mitarbeitende krank sind?
Ja — kein Gesetz verbietet Kontakt während der Krankschreibung. Zulässig: kurze organisatorische Abstimmungen und ehrliche Genesungswünsche. Tabu: Diagnosefragen, Rückkehrdruck, Arbeitsaufträge. Ab 42 Fehltagen in 12 Monaten greift zudem die BEM-Pflicht (§167 SGB IX).
Kontakt während der Krankschreibung: Formulierungen im Vergleich
| So besser | So nicht | Warum |
|---|---|---|
| „Gute Besserung! Melden Sie sich, wenn wir etwas für Sie tun können.“ | „Wann können wir denn wieder mit Ihnen rechnen?“ | Fürsorge lässt die Genesung offen — die Rückkehrfrage baut Termindruck auf und verkehrt das Signal ins Gegenteil |
| „Eine kurze Frage zur Übergabe: Wo liegen die Unterlagen zu Projekt X? Eine Zeile genügt.“ | „Können Sie die Präsentation noch fertig machen? Ist ja nur eine Kleinigkeit.“ | Eine eng begrenzte organisatorische Rückfrage ist legitim — Arbeitsleistung einzufordern widerspricht dem Zweck der Krankschreibung: der Genesung |
| „Ohne dass Sie etwas erklären müssen: Gibt es etwas, das wir organisatorisch abnehmen können?“ | „Was hat der Arzt denn genau gesagt?“ | Die Diagnose geht den Arbeitgeber nichts an — Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO), ihre Offenlegung ist allein Sache des Beschäftigten |
| „Melden Sie sich, wann es Ihnen passt — es eilt nicht.“ | „Bitte bleiben Sie telefonisch erreichbar, falls etwas ist.“ | Eine Erwartung ständiger Erreichbarkeit während der Arbeitsunfähigkeit ist arbeitsrechtlich riskant und untergräbt die Erholung |
| „Wenn Sie zurück sind, besprechen wir in Ruhe, was Sie brauchen.“ | „Die Kollegen müssen Ihre Arbeit gerade mitmachen — je früher Sie wiederkommen, desto besser.“ | Unterstützungsangebot statt Schulddruck — wer die Belastung des Teams vorhält, erzeugt Rückkehrdruck und beschädigt das Vertrauen dauerhaft |
Was während der Krankschreibung erlaubt ist — und wo die Grenzen liegen
Zunächst die Entwarnung: Kein Gesetz verbietet dem Arbeitgeber, während einer Krankschreibung Kontakt zu Mitarbeitenden aufzunehmen. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist keine Kontaktsperre — das Arbeitsverhältnis besteht fort, und mit ihm die wechselseitigen Rücksichtnahmepflichten. Auf Arbeitgeberseite gehört dazu die Fürsorgepflicht (§618 BGB): Der Arbeitgeber hat auf die Gesundheit seiner Beschäftigten Rücksicht zu nehmen — und genau daran muss sich jeder Kontakt während der Krankschreibung messen lassen. Er darf die Genesung nicht stören, sondern soll sie im besten Fall unterstützen.
Zulässig sind zwei Arten von Kontakt. Erstens kurze organisatorische Abstimmungen: die Übergabe offener Vorgänge, die Frage nach Schlüsseln, Zugängen oder Passwörtern, eine dringende Rückfrage, die nur die erkrankte Person beantworten kann. Solche Anlässe sind legitim — aber nur in engen Grenzen: kurz, selten, mit echtem Anlass und ohne Antwortdruck. Zweitens das ehrliche Fürsorge-Signal: eine Genesungskarte, eine kurze Nachricht im Sinne von „gute Besserung, melden Sie sich, wenn wir etwas für Sie tun können“. Beides zeigt Wertschätzung, ohne etwas einzufordern.
Unzulässig oder arbeitsrechtlich riskant ist alles, was den Kontakt zur Kontrolle oder zum Druckmittel macht: Fragen nach der Diagnose (Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt — ihre Offenlegung ist allein Sache des Beschäftigten), das Ausforschen des Genesungsverlaufs, Druck zur früheren Rückkehr, das Einfordern von Arbeitsleistung („nur schnell die Mails checken“) und die Erwartung ständiger Erreichbarkeit. Die Krankschreibung dient der Genesung — das ist auch der Grundgedanke der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (EntgFG). Wer arbeitsunfähige Mitarbeitende faktisch weiterarbeiten lässt, unterläuft diesen Zweck.
Als Faustregel für die Praxis: Anlass, Ton und Maß. Jeder Kontakt braucht einen legitimen Anlass (Organisation oder Fürsorge — nicht Kontrolle), einen Ton, der nichts einfordert, und ein Maß, das die Ausnahme bleibt. Ein Anruf in der ersten Woche und eine Karte vom Team sind Fürsorge. Drei Anrufe pro Woche mit Statusfragen sind Überwachung.
Der Ton macht den Unterschied: Fürsorge statt Kontrolle
Derselbe Anruf kann bei Mitarbeitenden als Wertschätzung ankommen — oder als Überwachung. Den Unterschied macht selten der Anlass, fast immer der Ton. Entscheidend ist dabei nicht, wie der Kontakt gemeint war, sondern wie er beim Erkrankten ankommt: Wer sich kontrolliert fühlt, zieht sich zurück — und genau diese Beschäftigten lehnen später auch das BEM-Angebot eher ab. Die Tabelle oben zeigt die typischen Formulierungsfallen: Rückkehrfragen statt Genesungswünschen, Arbeitsaufträge als „Kleinigkeit“ verpackt, die Teambelastung als Schuldargument.
Gute Formulierungen haben drei Merkmale: Sie lassen die Genesungsdauer offen, sie fordern keine Antwort und keine Leistung ein, und sie machen ein konkretes Unterstützungsangebot statt einer versteckten Erwartung. Schlechte Formulierungen erkennt man am Subtext: „Wann kommen Sie wieder?“ heißt übersetzt „Sie fehlen uns als Arbeitskraft“ — nicht „Sie fehlen uns als Mensch“. Wer unsicher ist, prüft jede Nachricht mit einer einfachen Frage: Würde ich das genauso schreiben, wenn ich sicher wüsste, dass die Person noch sechs Wochen ausfällt?
Auch Absender, Kanal und Frequenz wollen bewusst gewählt sein. Am besten meldet sich die Person mit dem intaktesten Vertrauensverhältnis — das kann die direkte Führungskraft sein, muss es aber nicht, etwa wenn das Verhältnis belastet ist. Asynchrone Kanäle (Karte, kurze Nachricht) nehmen Druck heraus, weil sie keine sofortige Reaktion verlangen. Und bei der Frequenz gilt: ein Kontakt zu Beginn, danach sparsam — bei längerer Erkrankung ist ein gelegentliches Lebenszeichen des Unternehmens angemessen, ein regelmäßiger Statusabruf nicht.
Ein Punkt wird im Alltag fast immer übersehen: Was Mitarbeitende in solchen Gesprächen freiwillig über ihre Gesundheit erzählen, sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO — die höchste Schutzkategorie des Datenschutzrechts. Diese Informationen gehören nicht in die Personalakte, nicht in Gesprächsnotizen der Führungskraft und nicht in den E-Mail-Verteiler. Wenn überhaupt etwas festgehalten wird, dann nur organisatorische Fakten (etwa: Übergabe erledigt, voraussichtliche Abwesenheit laut Folgebescheinigung) — nie Krankheitsdetails oder Mutmaßungen über Ursachen.
Die Brücke zum BEM: Kontakt ersetzt kein Verfahren
So wertvoll guter Kontakt während der Krankschreibung ist — er ersetzt kein BEM. Sobald ein Beschäftigter innerhalb der zurückliegenden 12 Monate insgesamt mehr als sechs Wochen — 42 kumulative Arbeitstage — arbeitsunfähig war, muss der Arbeitgeber ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten (§167 Abs. 2 SGB IX). Das ist ein formelles Verfahren mit schriftlicher Einladung, definierten Pflichtbestandteilen und Dokumentationspflichten — ein freundliches Telefonat erfüllt diese Pflicht nicht, auch wenn es inhaltlich dasselbe Ziel verfolgt.
Umgekehrt kann frühzeitiger, ehrlicher Kontakt etwas anbahnen, das dem BEM den Boden bereitet: ein freiwilliges Gesundungs-Gespräch nach der Rückkehr — das, was klassisch Rückkehrgespräch heißt, nur mit der richtigen Haltung: positiv, freiwillig und konsequenzlos. Es fragt nicht „Warum waren Sie krank?“, sondern „Was brauchen Sie, um gesund zu bleiben?“. Wer schon während der Krankschreibung Fürsorge statt Kontrolle signalisiert hat, bekommt auf diese Einladung eher ein Ja. Wie sich das Gesundungs-Gespräch vom formellen BEM unterscheidet, zeigt der eigene Ratgeber dazu.
Wichtig für die Abgrenzung: Auch ein gelungenes freiwilliges Gespräch entbindet nicht vom formellen Verfahren. Wird die 42-Tage-Schwelle erreicht, muss das BEM nach §167 Abs. 2 SGB IX mit allen Dokumentationspflichten zusätzlich angeboten werden — das freiwillige Frühangebot zeigt Fürsorge, ersetzt aber weder die schriftliche Einladung noch die BEM-Akte. Wer beides verwechselt, steht im Kündigungsschutzprozess ohne den entscheidenden Nachweis da.
Die gute Nachricht: Beides zahlt aufeinander ein. Beschäftigte, die während der Krankschreibung Wertschätzung erlebt haben, nehmen die spätere BEM-Einladung deutlich unbefangener an — das BEM wirkt dann als das, was es sein soll: ein Unterstützungsangebot, kein Kontrollinstrument. Und für die Dokumentation gilt in beiden Welten dieselbe Regel: festgehalten wird der Prozess, nie der Gesundheitszustand.
Passende Maßnahmen & Themen
Das Wichtigste in Kürze
- Kein Gesetz verbietet Kontakt während der Krankschreibung — entscheidend sind Anlass, Ton und Maß
- Zulässig: kurze organisatorische Abstimmungen und ehrliche Genesungswünsche; tabu: Diagnosefragen, Rückkehrdruck, Arbeitsaufträge, Erreichbarkeitserwartung
- Der Maßstab ist die Fürsorgepflicht (§618 BGB): Kontakt darf die Genesung nicht stören, sondern soll sie unterstützen
- Freiwillig erzählte Gesundheitsinfos sind Art.-9-DSGVO-Daten — nichts davon in die Personalakte oder in Gesprächsnotizen
- Ab 42 Fehltagen in 12 Monaten ersetzt kein Anruf das formelle BEM-Angebot nach §167 Abs. 2 SGB IX
Häufige Fragen
Darf ich anrufen, während ein Mitarbeitender krankgeschrieben ist?+
Ja — ein gesetzliches Kontaktverbot gibt es nicht. Zulässig sind kurze organisatorische Abstimmungen mit echtem Anlass (Übergaben, Zugänge, dringende Rückfragen) und ehrliche Genesungswünsche. Entscheidend sind Anlass, Ton und Maß: kein Antwortdruck, keine Statusabfragen, Kontakt bleibt die Ausnahme.
Muss der erkrankte Mitarbeitende erreichbar sein?+
Eine ständige Erreichbarkeit darf der Arbeitgeber während der Arbeitsunfähigkeit nicht erwarten — die Krankschreibung dient der Genesung. Eng begrenzte, dringende organisatorische Rückfragen sind üblich und legitim; eine Pflicht, dauerhaft ans Telefon zu gehen oder mitzuarbeiten, folgt daraus nicht. Wer nicht sofort antwortet, verletzt keine Pflicht.
Darf ich fragen, was der Mitarbeitende hat?+
Nein. Die Diagnose geht den Arbeitgeber nichts an — Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Datenkategorien (Art. 9 DSGVO), ihre Offenlegung ist allein Sache des Beschäftigten. Erzählt jemand von sich aus Details, dürfen diese nicht in die Personalakte oder in Gesprächsnotizen wandern.
Sind Genesungswünsche oder eine Karte vom Team in Ordnung?+
Ja — das ist die beste Form des Kontakts. Eine Karte oder kurze Nachricht („gute Besserung, melden Sie sich, wenn wir etwas tun können“) zeigt Wertschätzung, ohne etwas einzufordern. Wichtig: keine Rückkehrfragen anhängen und keine Antwort erwarten. Asynchrone Kanäle nehmen Druck heraus.
Ab wann wird aus freiwilligem Kontakt eine gesetzliche Pflicht?+
Ab 42 kumulativen Arbeitstagen Arbeitsunfähigkeit innerhalb der zurückliegenden 12 Monate muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten (§167 Abs. 2 SGB IX) — formell, schriftlich und dokumentiert. Freundlicher Kontakt oder ein freiwilliges Gesundungs-Gespräch ersetzen dieses Verfahren nicht; sie erleichtern aber die Annahme der BEM-Einladung erheblich.
Fehlzeiten im Blick, bevor aus Kontakt eine Pflicht wird
EasyBGM überwacht die 42-Tage-Schwelle täglich automatisch, erinnert rechtzeitig an das BEM-Angebot und dokumentiert jeden Schritt nachvollziehbar — getrennt von der Personalakte.
Quellen
- §618 BGB — Pflicht zu Schutzmaßnahmen (Fürsorgepflicht des Arbeitgebers) ↗
- §167 Abs. 2 SGB IX — Betriebliches Eingliederungsmanagement ↗
- Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) — Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ↗
- Art. 9 DSGVO — Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) ↗
- BMAS — Handlungsleitfaden BEM ↗
- BAuA — Leitfaden BEM für Arbeitgeber ↗
Stand: 2026-07-07. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.