Erster BEM-Fall: Soforthilfe

Erster BEM-Fall im Unternehmen: Was muss ich jetzt konkret tun?

Fehlzeiten prüfen (42 Arbeitstage in 12 Monaten, §167 Abs. 2 SGB IX), schriftlich mit allen Pflichtbestandteilen einladen, Gespräch ergebnisoffen führen, Maßnahmen schriftlich vereinbaren, jeden Schritt dokumentieren. Die Dokumentation entscheidet im Streitfall über alles.

Die ersten 5 Schritte beim ersten BEM-Fall

Schritt	Was konkret tun	Häufigster Fehler
1. Auslöser erkennen	Alle krankheitsbedingten Fehlzeiten der letzten 12 Monate addieren: ab 42 kumulativen Arbeitstagen (6 Wochen) besteht die BEM-Angebotspflicht (§167 Abs. 2 SGB IX)	Nur lange Einzelerkrankungen zählen — falsch: alle Fehlzeiten werden addiert, auch viele kurze
2. Schriftlich einladen	Einladung mit Rechtsgrundlage, Zweck (Unterstützung, nicht Kontrolle), Freiwilligkeit, Datenschutzhinweis, Begleitpersonenrecht und Ansprechperson versenden	Mündliche oder vage Einladung ('Gespräch über Ihre Fehlzeiten') ohne das Wort BEM
3. Gespräch vorbereiten und führen	Termin mit ausreichend Vorlauf, neutraler Rahmen, ergebnisoffen über Arbeitsbedingungen und Belastungen sprechen	Nach der Diagnose fragen oder das Gespräch wie ein Fehlzeiten-Kritikgespräch führen
4. Maßnahmen vereinbaren	Konkrete Schritte schriftlich festhalten: Arbeitsplatzanpassung, stufenweise Wiedereingliederung, Versetzung — mit Fristen und Verantwortlichen	Vage Absichtserklärungen ohne Termin und Zuständigkeit
5. Dokumentieren und nachhalten	Einladung, Reaktion, Protokoll, Maßnahmen und Wirkungskontrolle in einer separaten BEM-Akte ablegen	Ablage in der allgemeinen Personalakte — oder gar keine Dokumentation

Schritt 1 und 2: Auslöser erkennen und rechtssicher einladen

Der erste BEM-Fall beginnt fast immer mit einer Unsicherheit: Ist das jetzt schon ein BEM-Fall? Die Antwort liefert §167 Abs. 2 SGB IX: Sobald ein Beschäftigter innerhalb der zurückliegenden 12 Monate insgesamt länger als sechs Wochen — also 42 Arbeitstage kumulativ — arbeitsunfähig war, muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten. Gezählt werden Arbeitstage, nicht Kalendertage, und alle Fehlzeiten werden addiert, unabhängig davon, ob eine oder mehrere Erkrankungen dahinterstehen. Das 12-Monats-Fenster rollt kontinuierlich.

Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber — unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Und sie liegt beim Arbeitgeber, nicht beim Beschäftigten: Wer wartet, bis der Mitarbeitende von sich aus ein Gespräch sucht, verletzt die Initiierungspflicht. Beim ersten Fall bedeutet das konkret: Fehlzeiten der letzten 12 Monate zusammenrechnen, Schwelle prüfen, und bei Überschreiten aktiv werden — nicht erst zum Quartalsende.

Der zweite Schritt ist die schriftliche Einladung. Das BAG (7 AZR 698/14) hat konkrete Anforderungen formuliert: Die Einladung muss den Zweck des BEM erklären (Überwindung der Arbeitsunfähigkeit, Erhalt des Arbeitsplatzes), auf die Freiwilligkeit der Teilnahme und die Konsequenzlosigkeit einer Ablehnung hinweisen, das Verfahren beschreiben, über den Umgang mit Daten aufklären und eine Ansprechperson benennen. Auch das Recht, eine Vertrauensperson oder die Interessenvertretung hinzuzuziehen, gehört hinein.

Ein häufiger Fehler beim ersten Fall: Die Einladung umschreibt das Verfahren vage als 'Gespräch über Ihre Fehlzeiten' — das Wort BEM fällt nicht. Eine solche Einladung gilt formal als unvollständig. Ebenso tabu sind Formulierungen, die Druck aufbauen ('wir erwarten Ihre Teilnahme'): Das BEM ist ein Unterstützungsangebot, kein Kontrollinstrument. Die Zustellung sollte nachweisbar erfolgen, und der Beschäftigte braucht ausreichend Zeit zu reagieren — in der Praxis haben sich 14 Tage als Standard etabliert.

Schritt 3 und 4: Das Gespräch führen und Maßnahmen vereinbaren

Nimmt der Beschäftigte die Einladung an, folgt das BEM-Gespräch. Es ist kein Verhör und kein Fehlzeitengespräch, sondern ein ergebnisoffener Klärungsprozess: Welche betrieblichen Faktoren erschweren die Rückkehr? Welche Anpassungen sind möglich? Der Beschäftigte entscheidet, wer teilnimmt — Betriebsrat oder Schwerbehindertenvertretung werden nur mit seiner Zustimmung einbezogen, eine Vertrauensperson eigener Wahl kann er zusätzlich hinzuziehen (§167 Abs. 2 SGB IX). Nach der Diagnose darf nicht gefragt werden; es geht um Arbeitsbedingungen, nicht um Krankheitsdetails.

Wichtig für den ersten Fall: Das Gespräch sollte nicht von einer Person geführt werden, die bereits Kündigungsgedanken geäußert hat — das zerstört die Glaubwürdigkeit des Unterstützungsangebots und macht das Verfahren angreifbar. In kleineren Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung übernimmt typischerweise die Geschäftsführung oder eine benannte BEM-Ansprechperson die Gesprächsführung.

Aus dem Gespräch folgt Schritt 4: konkrete Maßnahmen schriftlich vereinbaren. Typische Ergebnisse sind Arbeitsplatzanpassungen, veränderte Arbeitszeiten, eine Versetzung oder eine stufenweise Wiedereingliederung (Hamburger Modell). Kommen Leistungen zur Teilhabe in Betracht, sieht §167 Abs. 2 SGB IX vor, dass die Rehabilitationsträger oder — bei schwerbehinderten Beschäftigten — das Integrationsamt hinzugezogen werden. Jede Maßnahme braucht eine Frist und eine verantwortliche Person.

Ein BEM kann auch ergebnislos enden — das ist zulässig, wenn es ergebnisoffen geführt und dokumentiert wurde. Was nicht zulässig ist: ein Pro-forma-BEM, das erkennbar nur eine bereits beschlossene Kündigung absichern soll. Solche Verfahren erkennen Arbeitsgerichte nicht an.

Schritt 5: Dokumentieren — und warum dieser Schritt über alles entscheidet

Der fünfte Schritt entscheidet im Streitfall über alle vorherigen: die Dokumentation. Das BAG hat in ständiger Rechtsprechung (2 AZR 716/06, bekräftigt durch 7 AZR 698/14) klargestellt, dass eine krankheitsbedingte Kündigung regelmäßig unverhältnismäßig ist, wenn zuvor kein BEM durchgeführt oder angeboten wurde. Und vor Gericht zählt nur, was belegt werden kann: Ein BEM, das stattgefunden hat, aber nicht dokumentiert wurde, wird behandelt wie kein BEM.

In die BEM-Akte gehören: das Einladungsschreiben mit Zustellnachweis, die Reaktion des Beschäftigten (Annahme oder Ablehnung mit Datum), das Gesprächsprotokoll mit Teilnehmern, besprochenen Maßnahmen und Ergebnis sowie die Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen. Lehnt der Beschäftigte ab, endet die Pflicht für diesen Auslöser — aber gerade dann ist die Dokumentation der Ablehnung der einzige Nachweis, dass der Arbeitgeber seiner Pflicht nachgekommen ist.

Die BEM-Akte wird separat von der Personalakte geführt: BEM-Unterlagen enthalten Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) und dürfen nur einem eng begrenzten Personenkreis zugänglich sein — nicht dem direkten Vorgesetzten, nicht der Buchhaltung. Mutmaßungen über Krankheitsursachen oder Diagnosen haben im Protokoll nichts verloren; dokumentiert wird der Prozess, nicht der Gesundheitszustand.

Nachhalten heißt zweierlei: erstens die Wirkung vereinbarter Maßnahmen prüfen (in der Praxis nach etwa 4–6 Wochen, ggf. mit Folgegespräch), zweitens das Fehlzeiten-Monitoring fortführen. Denn die BEM-Pflicht ist kein einmaliger Vorgang: Erreicht der Beschäftigte in einem neuen 12-Monats-Fenster erneut die 42-Tage-Schwelle, muss erneut eingeladen werden — unabhängig davon, wie der erste Fall ausging.

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Das Wichtigste in Kürze

42 kumulative Arbeitstage Fehlzeit in 12 Monaten = BEM-Angebotspflicht — für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße
Die Einladung muss schriftlich erfolgen und Zweck, Freiwilligkeit, Datenschutz, Begleitpersonenrecht und Ansprechperson enthalten
Das Gespräch ist ergebnisoffen und ohne Diagnosefragen zu führen — der Beschäftigte bestimmt den Teilnehmerkreis
Maßnahmen schriftlich mit Frist und Verantwortlichem vereinbaren — vage Absichtserklärungen tragen nicht
Ohne Dokumentation gilt das BEM als nie durchgeführt — und eine krankheitsbedingte Kündigung wird regelmäßig unwirksam (BAG 7 AZR 698/14)

Häufige Fragen

Wie schnell muss nach Erreichen der 42 Tage gehandelt werden?+

Die Pflicht entsteht mit dem Überschreiten der Schwelle — nicht erst am Monats- oder Quartalsende. Eine gesetzliche Frist für die Einladung nennt §167 Abs. 2 SGB IX nicht, aber je länger der Arbeitgeber wartet, desto schwerer lässt sich später darlegen, dass er seiner Initiierungspflicht ernsthaft nachgekommen ist. Praktisch heißt das: nach Erkennen des Auslösers zeitnah schriftlich einladen.

Wer führt das BEM in einem kleinen Unternehmen ohne HR-Abteilung?+

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße — §167 Abs. 2 SGB IX kennt keinen Schwellenwert. Ohne HR übernimmt die Geschäftsführung oder eine benannte BEM-Ansprechperson die Initiierung und Gesprächsführung. Wichtig ist die Rollentrennung: Wer bereits Kündigungsabsichten kommuniziert hat, sollte das Gespräch nicht führen.

Was, wenn der Mitarbeitende die BEM-Einladung ablehnt?+

Die Ablehnung ist zulässig — BEM ist für Beschäftigte freiwillig. Die Arbeitgeber-Pflichten enden damit für diesen Auslöser, aber die Ablehnung muss lückenlos dokumentiert werden: Datum der Einladung, Art der Zustellung, Datum und Form der Ablehnung. Ohne diese Dokumentation gilt das BEM vor Gericht als nie angeboten.

Muss der Betriebsrat beim ersten BEM-Fall einbezogen werden?+

Nur mit Zustimmung des Beschäftigten — er entscheidet, ob die Interessenvertretung am Verfahren teilnimmt (§167 Abs. 2 SGB IX). Betriebe mit Betriebsrat sollten den BEM-Prozess aber grundsätzlich in einer Betriebsvereinbarung regeln (Ablauf, Datenschutz, Beteiligte); der Betriebsrat wacht zudem darüber, dass der Arbeitgeber seine BEM-Pflichten erfüllt.

Darf trotz laufendem BEM gekündigt werden?+

Das BEM ist keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung der Kündigung, aber ohne ordnungsgemäßes BEM ist eine krankheitsbedingte Kündigung nach der BAG-Rechtsprechung (7 AZR 698/14) regelmäßig unverhältnismäßig. Ein BEM, das erst nach dem Kündigungsentschluss 'zur Absicherung' durchgeführt wird, erkennen Gerichte nicht an — der Klärungszweck ist dann verfehlt.

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Quellen

Stand: 2026-07-07. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.

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