BEM im Kleinbetrieb
BEM im kleinen Unternehmen: Gilt die Pflicht auch ohne Betriebsrat und HR-Abteilung?
Ja. Die BEM-Pflicht (§ 167 Abs. 2 SGB IX) gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Ohne Betriebsrat entfällt nur die Beteiligung der Interessenvertretung — nicht die Pflicht. Im Kleinbetrieb führt meist die Geschäftsführung das BEM selbst; externe Stellen helfen kostenlos.
BEM im Kleinbetrieb: Was gilt — was entfällt
| Baustein | Gilt im Kleinbetrieb? | Anmerkung |
|---|---|---|
| BEM-Angebotspflicht (§167 Abs. 2 SGB IX) | Ja, uneingeschränkt | Das Gesetz kennt keinen Schwellenwert — die Pflicht gilt ab dem ersten Beschäftigten |
| 42-Tage-Auslöser (6 Wochen AU in 12 Monaten) | Ja, identisch | Kumulativ über ein rollierendes 12-Monats-Fenster, Arbeitstage zählen |
| Beteiligung des Betriebsrats | Nur wenn ein Betriebsrat existiert | Ohne Interessenvertretung entfällt dieser Baustein ersatzlos — das BEM bleibt trotzdem Pflicht |
| Schriftliche Einladung + Dokumentation | Ja, uneingeschränkt | Zweck, Freiwilligkeit, Datenschutz, Begleitperson-Recht — gleiche Anforderungen wie im Konzern |
| Kündigungsschutzgesetz (KSchG) | Erst bei mehr als 10 Mitarbeitenden (§23 KSchG) | Die BEM-Rechtsprechung zur Kündigung wirkt v. a. im KSchG-Bereich — die BEM-Pflicht selbst gilt unabhängig davon |
| Kostenlose externe Unterstützung | Ja | Integrationsamt und Einheitliche Ansprechstellen für Arbeitgeber (§185a SGB IX) beraten kostenfrei |
Warum die BEM-Pflicht keine Betriebsgrößen-Schwelle kennt
§ 167 Abs. 2 SGB IX formuliert die BEM-Pflicht ohne jeden Schwellenwert: Jeder Arbeitgeber muss jedem Beschäftigten, der innerhalb eines Jahres insgesamt länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten. Ob der Betrieb 5, 15 oder 500 Mitarbeitende hat, spielt für die Pflicht keine Rolle — anders als bei vielen anderen arbeitsrechtlichen Vorschriften gibt es hier keine Kleinbetriebsausnahme.
Die verbreitete Annahme 'BEM ist etwas für Konzerne mit Betriebsrat' beruht auf einem Missverständnis des Gesetzestexts. § 167 Abs. 2 SGB IX sieht vor, dass die zuständige Interessenvertretung am BEM beteiligt wird — aber nur, wenn es sie gibt. Existiert kein Betriebsrat und keine Schwerbehindertenvertretung, entfällt dieser eine Baustein ersatzlos. Alle übrigen Anforderungen — Angebot, schriftliche Einladung, Freiwilligkeit, Datenschutz, Dokumentation — bleiben vollständig bestehen.
Auch der Kreis der Berechtigten ist im Kleinbetrieb identisch: Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten im Arbeitsverhältnis, einschließlich Teilzeitkräften, Minijobbern und befristet Beschäftigten. Wer die 42 kumulativen Fehltage (Arbeitstage, rollierendes 12-Monats-Fenster) überschreitet, muss eine Einladung erhalten — auch wenn er der einzige Mitarbeitende mit dieser Fehlzeit ist.
Eine zweite Schwelle wird oft mit der BEM-Pflicht verwechselt: die 10-Mitarbeiter-Grenze des Kündigungsschutzgesetzes (§ 23 KSchG). Sie betrifft nur die Frage, ob eine Kündigung sozial gerechtfertigt sein muss — nicht die BEM-Pflicht. Die BAG-Rechtsprechung, nach der eine krankheitsbedingte Kündigung ohne BEM regelmäßig unverhältnismäßig ist (BAG 7 AZR 698/14), entfaltet ihre volle Wirkung deshalb vor allem in Betrieben mit mehr als 10 Mitarbeitenden. Die Angebotspflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX gilt aber auch darunter — und ein dokumentiertes BEM schützt auch im Kleinstbetrieb, etwa gegen Diskriminierungsvorwürfe nach dem AGG.
Wer macht das BEM, wenn es keine HR-Abteilung gibt?
Im Mittelstand ohne eigene HR-Abteilung übernimmt in der Praxis die Geschäftsführung oder der Inhaber das BEM selbst: Fehlzeiten im Blick behalten, Einladung schreiben, Gespräch führen, Ergebnis dokumentieren. Das ist rechtlich völlig zulässig — das Gesetz schreibt keine bestimmte Funktion oder Qualifikation für die BEM-Durchführung vor. Entscheidend ist, dass der Prozess ordnungsgemäß läuft, nicht wer ihn führt.
Ein Punkt verdient im Kleinbetrieb besondere Aufmerksamkeit: die Rollen- und Vertrauensfrage. Wenn dieselbe Person das BEM-Gespräch führt, die auch über Gehalt und Weiterbeschäftigung entscheidet, ist die Hürde für offene Worte höher. Umso wichtiger ist eine glaubwürdige Kommunikation: Das BEM ist ein Unterstützungsangebot, keine Kontrolle — und die Teilnahme ist freiwillig, eine Ablehnung hat keine Nachteile. Wo das Vertrauensverhältnis belastet ist, kann eine externe Person das Gespräch moderieren.
Kostenlose externe Unterstützung gibt es ausdrücklich auch für kleine Arbeitgeber: Die Einheitlichen Ansprechstellen für Arbeitgeber (§ 185a SGB IX) sind gesetzlich dafür geschaffen, Arbeitgeber trägerunabhängig bei Einstellung, Ausbildung und beruflicher Teilhabe — einschließlich Fragen der Wiedereingliederung — zu beraten. Das Integrationsamt unterstützt insbesondere, wenn schwerbehinderte oder gleichgestellte Beschäftigte betroffen sind. Auch Krankenkassen und Rentenversicherungsträger können als Rehabilitationsträger einbezogen werden, wenn Leistungen zur Teilhabe in Betracht kommen.
Datenschutz gilt im 15-Personen-Betrieb genauso wie im Konzern — und ist dort praktisch heikler, weil 'jeder jeden kennt'. BEM-Unterlagen sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO): separat von der Personalakte ablegen, Zugriff auf die Person beschränken, die das BEM führt, und keine Diagnosen oder Mutmaßungen notieren. Ein abschließbarer Ordner oder ein zugriffsbeschränkter digitaler Ablageort reicht — aber er muss existieren.
Der Minimal-Prozess: BEM, das auch mit 15 Mitarbeitenden funktioniert
Schritt 1 — Auslöser erkennen: Einmal im Monat die Fehlzeiten je Mitarbeitendem über die letzten 12 Monate addieren (Arbeitstage, alle Erkrankungen zusammen). Bei 15 Mitarbeitenden ist das eine Viertelstunde mit der Lohnabrechnung oder Zeiterfassung — besser noch täglich automatisiert, denn die Pflicht entsteht mit Überschreiten der 42-Tage-Schwelle, nicht erst zum Auswertungstermin.
Schritt 2 — Schriftlich einladen: Eine wiederverwendbare Einladungsvorlage mit den Pflichtbestandteilen anlegen — Zweck des BEM (Erhalt des Arbeitsplatzes, Überwindung der Arbeitsunfähigkeit), Hinweis auf § 167 Abs. 2 SGB IX, Freiwilligkeit und Konsequenzlosigkeit der Ablehnung, Datenschutzhinweis, Recht auf Begleitperson, Ansprechperson. Das Wort 'Betriebliches Eingliederungsmanagement' muss ausdrücklich fallen. Zustellung nachweisbar dokumentieren und eine angemessene Rückmeldefrist setzen — in der Praxis haben sich 14 Tage etabliert.
Schritt 3 — Gespräch führen und Maßnahmen vereinbaren: Ergebnisoffen klären, was die Rückkehr erleichtert — Arbeitsplatzanpassung, veränderte Aufgaben, Arbeitszeitmodell oder eine stufenweise Wiedereingliederung nach ärztlichem Stufenplan. Vereinbarte Maßnahmen schriftlich festhalten, mit Verantwortlichem und Termin für die Wirkungskontrolle.
Schritt 4 — Dokumentieren, auch bei Ablehnung: Einladung, Zustellnachweis, Reaktion des Mitarbeitenden (Annahme, Ablehnung oder Schweigen nach Fristablauf), Gesprächsprotokoll und Abschluss gehören in eine separate BEM-Akte. Lehnt der Mitarbeitende ab, endet die Pflicht für diese Episode — aber nur die dokumentierte Ablehnung beweist später, dass das Angebot gemacht wurde. Bei erneutem Überschreiten der Schwelle in einem neuen 12-Monats-Fenster beginnt der Prozess von vorn.
Passende Maßnahmen & Themen
Das Wichtigste in Kürze
- § 167 Abs. 2 SGB IX kennt keine Betriebsgrößen-Schwelle — die BEM-Pflicht gilt ab dem ersten Beschäftigten
- Ohne Betriebsrat entfällt nur die Beteiligung der Interessenvertretung — Angebot, Einladung und Dokumentation bleiben voll bestehen
- Im Kleinbetrieb führt die Geschäftsführung das BEM selbst — Einheitliche Ansprechstellen (§ 185a SGB IX) und Integrationsamt helfen kostenlos
- Die 10-MA-Grenze des § 23 KSchG betrifft nur den Kündigungsschutz, nicht die BEM-Pflicht — BEM schützt auch darunter (AGG, Treu und Glauben)
- Der Minimal-Prozess braucht vier Bausteine: Fehlzeiten-Monitoring, Einladungsvorlage, ergebnisoffenes Gespräch, separate BEM-Akte
Häufige Fragen
Gilt die BEM-Pflicht wirklich auch bei 5 Mitarbeitenden?+
Ja. § 167 Abs. 2 SGB IX enthält keinen Schwellenwert zur Betriebsgröße — die Pflicht gilt für jeden Arbeitgeber ab dem ersten Beschäftigten. Sobald ein Mitarbeitender innerhalb von 12 Monaten insgesamt mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig war, muss ein BEM angeboten werden — auch im 5-Personen-Betrieb ohne Betriebsrat und ohne HR.
Wir haben keinen Betriebsrat — wen müssen wir dann beteiligen?+
Niemanden zusätzlich. Die Beteiligung der Interessenvertretung nach § 167 Abs. 2 SGB IX setzt voraus, dass eine existiert. Gibt es weder Betriebsrat noch Schwerbehindertenvertretung, entfällt dieser Baustein ersatzlos. Der Mitarbeitende darf aber weiterhin eine Vertrauensperson zum Gespräch mitbringen — darauf muss die Einladung hinweisen.
Wer hilft einem kleinen Unternehmen kostenlos beim BEM?+
Die Einheitlichen Ansprechstellen für Arbeitgeber (§ 185a SGB IX) beraten Arbeitgeber trägerunabhängig und kostenfrei zu Fragen der beruflichen Teilhabe und Wiedereingliederung. Das Integrationsamt unterstützt insbesondere bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten. Auch Krankenkassen und Rentenversicherungsträger können als Rehabilitationsträger einbezogen werden.
Unter 10 Mitarbeitenden gilt das KSchG nicht — wozu dann BEM?+
Weil die BEM-Pflicht (§ 167 Abs. 2 SGB IX) unabhängig vom KSchG gilt und die Dokumentation auch im Kleinbetrieb schützt: Sie reduziert das Risiko einer Diskriminierungsklage nach dem AGG (z. B. bei Behinderung, die zu Fehlzeiten führt) und wird von Gerichten bei Treu-und-Glauben-Fragen berücksichtigt. Und wächst der Betrieb über 10 Mitarbeitende, greift die volle BAG-Rechtsprechung: Kündigung ohne BEM ist dann regelmäßig unverhältnismäßig (BAG 7 AZR 698/14).
Darf der Geschäftsführer das BEM-Gespräch selbst führen?+
Ja — das Gesetz schreibt keine bestimmte Funktion für die BEM-Durchführung vor. Im Kleinbetrieb ist die Geschäftsführung oft die einzige Option. Wichtig ist die Trennung der Rollen im Gespräch: Das BEM ist Unterstützung, kein Fehlzeitenverhör, und darf nicht mit Kündigungsandeutungen vermischt werden. Ist das Vertrauensverhältnis belastet, kann eine externe Person (z. B. über die Einheitliche Ansprechstelle vermittelt) moderieren.
BEM ohne HR-Abteilung — EasyBGM übernimmt Monitoring und Dokumentation
EasyBGM erkennt die 42-Tage-Schwelle täglich automatisch, erstellt BEM-Einladungen nach Vorlage und dokumentiert jeden Schritt nachvollziehbar — auch im 15-Personen-Betrieb.
Quellen
- § 167 Abs. 2 SGB IX — Betriebliches Eingliederungsmanagement ↗
- § 185a SGB IX — Einheitliche Ansprechstellen für Arbeitgeber ↗
- § 23 KSchG — Geltungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes ↗
- § 1 KSchG — Soziale Rechtfertigung der Kündigung ↗
- BAG-Urteil 7 AZR 698/14 (19.05.2016) — Krankheitsbedingte Kündigung bei fehlendem BEM ↗
Stand: 2026-07-07. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.