Der erste BEM-Fall: Von der Sechs-Wochen-Grenze bis zum Abschluss

Im Lohnbüro fällt auf: Eine Kollegin war in den letzten zwölf Monaten mehr als sechs Wochen krankgeschrieben. Damit ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement fällig — und in vielen Firmen beginnt jetzt die Suche nach dem richtigen Vorgehen. Wer den Ablauf einmal sauber aufsetzt, hat ihn für jeden weiteren Fall.

Welche Schritte hat ein BEM-Fall?

1. **Anspruch erkennen:** Länger als sechs Wochen arbeitsunfähig innerhalb von zwölf Monaten, am Stück oder in Summe (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Ob Kalender- oder Arbeitstage zählen, ist nicht höchstrichterlich geklärt — im Zweifel früh anbieten. 2. **Fall anlegen:** Ein eigener Vorgang, getrennt von der Personalakte, mit Datum der Feststellung. 3. **Schriftlich einladen:** Ziele des BEM, Freiwilligkeit, wer beteiligt sein kann, Art und Umfang der erhobenen Daten. Eine Rückmeldefrist von etwa 14 Tagen hat sich bewährt. 4. **Antwort festhalten:** Zustimmung, Ablehnung oder keine Rückmeldung — jeweils mit Datum. Auch eine Ablehnung schließt den Fall sauber ab. 5. **Gespräche führen:** Erstgespräch, Maßnahmen vereinbaren, in Folgegesprächen prüfen, ob sie wirken. 6. **Abschließen:** Ziel erreicht, Person lehnt weitere Schritte ab oder es gibt keine sinnvolle Maßnahme mehr. Der Abschluss steht mit Datum in der Akte.

Was, wenn die Person ablehnt?

Dann ist das BEM für diesen Anlass beendet. Wichtig ist der Nachweis, dass es angeboten wurde: Einladung, Zustellung, Antwort. Steigen die Fehlzeiten später erneut über sechs Wochen, laden Sie neu ein.

Wer kümmert sich?

Meist HR oder eine BEM-beauftragte Person, mit Betriebs- oder Personalrat und — bei schwerbehinderten Menschen — der Schwerbehindertenvertretung. Gibt es eine Betriebsvereinbarung zum BEM, regelt sie die Einzelheiten.

So geht es in EasyBGM

Ist ein HR-System angebunden, kommen die Fehlzeiten automatisch an. EasyBGM zeigt unter „Kandidaten“, wer die Grenze erreicht hat und wer sich ihr nähert, legt den Fall per Klick an und führt durch Einladung, Antwort, Gespräche und Abschluss. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen. Den Ablauf in Ruhe erklärt der Ratgeber Erster BEM-Fall: Was tun?.