Die BEM-Einladung: Was hineingehört, damit sie trägt

Die Einladung ist das Dokument, auf das es später ankommt. Sie zeigt, dass das BEM angeboten wurde, und sie entscheidet oft, ob jemand zusagt: Ein Schreiben, das nach Kontrolle klingt, wird abgelehnt. Eines, das Hilfe anbietet und offen sagt, was mit den Daten passiert, schafft Vertrauen.

Welche Bausteine braucht die Einladung?

1. **Anlass ohne Diagnose:** „Sie waren in den letzten zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig.“ Mehr nicht. 2. **Ziel des BEM:** Gemeinsam klären, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und erneuter vorgebeugt werden kann und wie der Arbeitsplatz erhalten bleibt (§ 167 Abs. 2 SGB IX). 3. **Freiwilligkeit:** Teilnahme und jeder einzelne Schritt nur mit Zustimmung. Wer ablehnt, wird dafür nicht sanktioniert. 4. **Beteiligte:** Wer dabei sein kann — Betriebs- oder Personalrat, bei schwerbehinderten Menschen die Schwerbehindertenvertretung, Betriebsarzt — und dass die Person eine Vertrauensperson mitbringen darf. 5. **Datenschutz:** Welche Daten erhoben werden, wofür, wer Zugriff hat, wie lange sie aufbewahrt werden. Den Hinweis auf Ziele sowie Art und Umfang der Daten verlangt § 167 Abs. 2 SGB IX, die übrigen Angaben Art. 13 DSGVO. 6. **Antwort und Frist:** Zusage, Absage oder Rückfrage, mit einer Frist von etwa 14 Tagen und einem Ansprechpartner.

Wie stellen Sie die Einladung zu?

So, dass Sie den Zugang später zeigen können: persönlich gegen Empfangsbestätigung oder per Einwurf-Einschreiben. Den Beleg legen Sie in die BEM-Akte. Kommt keine Antwort, ist eine freundliche Erinnerung nach Fristablauf üblich.

So geht es in EasyBGM

Unter „Vorlagen“ liegen Einladung, Erinnerung und Ablehnungsbestätigung mit allen Bausteinen — Sie passen sie an, erzeugen den Brief und vermerken den Versand im Fall. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen; bei einer Betriebsvereinbarung zum BEM gilt deren Fassung. Formulierungsbeispiele zeigt der Ratgeber BEM-Einladungsschreiben.