Das BEM-Ablehnungsprotokoll in vier Schritten nach § 167 Abs. 2 SGB IX

Ein Mitarbeiter lehnt das BEM ab. Kurz, manchmal mürrisch, oft ohne Begründung. HR nickt — und macht weiter. Drei Jahre später, im Kündigungsschutzstreit, fragt das Arbeitsgericht: „Wo ist der Nachweis, dass das BEM angeboten wurde und dass die Ablehnung dokumentiert ist?“

Wenn die Antwort „Der damalige HR-Mitarbeiter erinnert sich daran“ lautet, ist die Kündigung in Gefahr.

Warum ist die Dokumentation kritischer als das Gespräch selbst?

Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt: Hat der Arbeitgeber kein ordnungsgemäßes BEM angeboten, ist eine krankheitsbedingte Kündigung zwar nicht automatisch unwirksam – er trägt aber eine erweiterte Darlegungs- und Beweislast (BAG, Urteil vom 20.11.2014 – 2 AZR 755/13). Dass das BEM angeboten wurde, muss er nachweisen können. Am meisten tragen dabei schriftliche Dokumente mit Datum, die sich später belegen lassen. Was das für eine spätere krankheitsbedingte Kündigung bedeutet, erklärt der Ratgeber Krankheitsbedingte Kündigung ohne BEM.

Welche vier Schritte gehören ins Protokoll?

**Schritt 1 — Zustellnachweis archivieren:** Der Einlieferungsbeleg des Einwurf-Einschreibens kommt direkt in die BEM-Akte. Niemals E-Mail als Einladungskanal nutzen — die Zustellung ist nicht nachweisbar.

**Schritt 2 — Frist dokumentieren:** Das exakte Datum, an dem die 14-tägige Rückmeldefrist abläuft, wird notiert. Bei Schweigen: Vermerk „Keine Rückmeldung bis Fristablauf [Datum]“.

**Schritt 3 — Schriftliche Bestätigung einholen:** Lehnt die Person aktiv ab, um eine kurze Unterschrift bitten: „Ich lehne das Angebot zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement ab.“ Möchte die Person nicht unterschreiben: Vermerk mit Zeugen im Protokoll.

**Schritt 4 — DSGVO-konforme Archivierung:** Die BEM-Akte getrennt von der Personalakte führen; in die Personalakte gehören nur Angebot, Zustimmung oder Ablehnung und vereinbarte Maßnahmen, keine Diagnosen. Zugriff haben nur die Personen, die das BEM durchführen — nicht der Vorgesetzte und nicht der Arbeitskreis Gesundheit. Wie Sie die BEM-Akte datenschutzgerecht führen, zeigt der Ratgeber BEM-Akte und Datenschutz.